1. Čovjek nikad nema vremena, dakle, treba si ga uzeti
P. Rosegger
Dobro upravljanje vremenom podrazumijeva dobro planiranje. Važno je pritom:
– raditi planove „na papiru“, drugim riječima napisati ih, bilo da to znači u bilježnici ili na nekom od elektronskih uređaja. Danas postoji velik broj aplikacija i servisa, koji Vam u tome mogu pomoći (npr. Google kalendar, Business Calendar za android uređaje). Aplikacije su besplatne i lako dostupne. Za one koji još uvijek preferiraju papir i olovku, tu su još uvijek dobri stari ukoričeni planeri. Ne planirati znači planirati neuspjeh, barem kada se radi o dobrom upravljanju vremenom. Planove uvijek možete promijeniti u slučaju da ih imate.
– isplanirati vrijeme za odmor, obitelj, zabavu i opuštanje
– planirati dugoročno i kratkoročno. Bilo bi dobro jednom godišnje napraviti godišnji plan i onda ga podijeliti u mjesečne planove. Barem jednom mjesečno trebali bismo revidirati i pratiti realizaciju našeg mjesečnog plana i dati sami sebi povratnu informaciju. Prije početka tjedna – možda najbolje u nedjelju ili ponedjeljak rano ujutro idealno je vrijeme za provjeru tjednog plana, a svaki dan prije nego što krenemo u dan dobra je navika vizualizirati si što trebamo napraviti taj dan. Na taj način se naš mozak priprema za ono što treba učiniti i puno je veća vjerojatnost da će se to uistinu i dogoditi.
2. Stvari koje su najvažnije nikad ne smiju biti na milost stvari koje su najmanje važne.
Goethe
Određivanje prioriteta sveti je gral dobrog upravljanja vremenom. Recite “NE” kradljivcima vremena:
– kontinuiranom pregledavanju e-pošte, sms-ova, poruka koje Vam stižu sa društvenih mreža (facebook, linkedIn) i slično. Ukoliko Vam posao to dozvoljava odredite neko vrijeme u danu kada ćete pregledavati i odgovarati na mail-ove. To može biti i nekoliko puta dnevno, ali izbjegavajte to činiti svaki puta kada Vam stigne poruka. Svaki puta kada prekinete aktivnost kojoj ste posvećeni, potrebno je čak 7 minuta vremena da ponovno postignute potpuni fokus. Možete li zamisliti što Vašoj koncentraciji čini 3 prekida u satu – 21 minuta dodatnog vremena potrebnog za koncentraciju.
– predugim i bespotrebnim sastancima – odredite unaprijed cilj i vrijeme sastanka i pripremite se kako bi sastanak trajao što je moguće kraće. Budite sigurni da se na sastanku nalaze ljudi koji su relevantni za donošenje potrebnih odluka. Dobra priprema je ponekad više od pola posla.
– prekidima – odvojite vrijeme u danu kada ćete se u miru moći posvetiti koje zahtjevaju koncentraciju. Najbolje je to učiniti rano ujutro prije nego što krenu zvoniti telefoni. Za mnoge uspješne poslovne ljude to je vrijeme između 6 h i 9 sati ujutro kada drugi „još spavaju“.
– zadovoljavanju tuđih potreba bez kriterija – naučite reći NE ljudima i stvarima koje vam oduzimaju energiju i vrijeme. Ponekad to nije najugodnije, no imajte na umu kako na taj način i njima dajete dozvolu i učite ih da to učine sami za sebe.
3. Odgađanje lakih stvari, čini ih teškima, a odgađanje teških stvari, čini ih nemogućima
George Claude Lorimer
Prepoznajte odgađanje – ispunjavanje dana sa zadacima koji nisu važni. Neki od takvih zadataka mogu biti: čitanje e-mailova i zadataka s liste, bez započinjanja rada ili odluke kada ćete započeti; ili ste npr. sjeli napraviti važan zadatak, ali onda krećete po kavu ili odlučite pospremiti sobu i sl. Što vrijeme ide dalje, to Vam je sve teže.
Kako biste si olakšali, rascjepkajte zadatke u manje zahtjevne, smislite sami za sebe male nagrade za ispunjavanje dijelova plana. Recite sami sebi: „Idem se primiti posla samo na 5 minuta, nakon toga mogu što želim“. Većina ljudi vjeruje kako trebaju biti motivirani prije nego krenu nešto raditi. Istina je da motivacija često slijedi nakon što krenemo nešto raditi i postignemo određene rezultate. Stoga je vrlo vjerojatno da će se planiranih 5 minuta pretvoriti u sat vremena, pa možda i u dva sata i tko zna gdje će Vam biti kraj…
4. U većini slučajeva, multitasking je iluzija. Vjerujete kako radite više stvari istovremeno, ali u stvarnosti gubite vrijeme prebacujući se sa jednog zadatka na drugi
Bosco Tjan
Najnovija istraživanja pokazuju kako naš mozak nije napravljen za multitasking. Svaki puta kada činite više stvari odjednom, Vaš mozak se defokusira i ponovno fokusira s jednog zadatka na drugi. Multitasking utječe na proizvodnju hormona stresa i smanjuje sposobnost kontrole, što može završiti impulzivnim ponašanjem i izljevima bijesa. Također, što više vremena dnevno provedete u multitaskingu to slabi Vaša sposobnost za fokus i koncentraciju, što rezultira povećanim brojem grešaka i padom efikasnosti. Stoga, činite stvari jednu po jednu. Ponekad manje znači više.